邮政专用信箱的申请流程主要分为以下步骤：机关单位需凭单位介绍信前往邮局申请，个人用户则需携带有效证件及复印件。申请材料提交后，邮局投递部门会保管相关证明文件，保管期从信箱出租之日起到停租后1年。费用方面，个人自取每年72元，单位自取144元，投递到户每年300元。申请时需填写"邮政专用信箱通知单"，注明投递局及取件方式。

这一流程的设立基于邮政服务的规范性和安全性要求。机关单位通过介绍信验证身份，确保信箱使用的合法性；个人用户的有效证件则用于核实身份信息，防止冒用。材料保管期的设定既符合档案管理要求，也为可能出现的纠纷提供追溯依据。费用标准区分个人与单位、自取与投递，体现了服务差异化定价原则。通知单的填写要求明确了投递责任划分，保障邮件准确送达。从实际操作看，上海等地区近年仍开放个人申请，年费400-480元，需提供居住证明，部分城市甚至推出订报赠信箱的促销政策。香港地区则要求申请人年满18岁并提交地址证明，年费370-680港币，允许直系亲属共用。这些差异反映了地域务政策的灵活性。值得注意的是，巡视类专用信箱仅限特定单位申请，个人无法办理，此类信箱主要用于纪检监察等公务活动，凸显了专用信箱功能的细分。整体而言，邮政专用信箱的申请规则兼顾了便民性与管理需求，其标准化流程经过长期实践检验，能够有效平衡效率与安全。