出口退税需要准备的核心文件包括：出口货物报关单、增值税专用发票或其他有效税务凭证、外汇收入证明、相关的合同和商业发票。提单和放行书也是重要文件，尤其提单可以证明货物的运输和交付情况，放行书证明货物已经正式出关。对于生产企业直接出口或委托出口自制产品，并且是以到岸价结算的，还需要提供出口货物运单和出口保险单。有进料加工复出口产品业务的企业，还需要向税务机关报送进口料、件的合同编号、日期、进口料件名称、数量、复出口产品名称、进料成本金额和实纳各项税额等文件。

出口退税作为国家鼓励出口的重要政策，其文件要求严格且具体，主要基于《中华人民共和国进出口关税条例》和《中华人民共和国增值税暂行条例》等法律法规。根据《中华人民共和国进出口关税条例》第五十条，已征出口关税的货物在特定情况下可以申请退还关税，例如因品质或规格原因原状退货复运进境，并已重新缴纳因出口而退还的国内环节有关税收的；或者因故未装运出口，申报退关的。这些情况下，纳税义务人可以在缴纳税款之日起1年内申请退税。第五十二条规定了海关发现多征税款或纳税义务人发现多缴税款的退税处理，海关或纳税义务人发现多缴税款后，应当立即通知或申请退还，并加算银行同期活期存款利息。《中华人民共和国增值税暂行条例》第二十五条规定了纳税人出口货物适用退(免)税规定的具体操作，纳税人应当向海关办理出口手续，凭出口报关单等有关凭证，在规定的出口退(免)税申报期内按月向主管税务机关申报办理出口货物的退(免)税。还规定了出口货物办理退税后发生退货或者退关时，纳税人应补缴已退税款。

出口退税的具体操作中，文件齐全且真实是确保退税顺利进行的关键。例如，出口货物报关单是出口商品的必备文件，发票也是证明商品售出的重要凭证。运输凭证可以证明商品从境内运输到境外的路线，保险凭证可以证明商品投保人、投保金额及保险条件等。实际收付汇凭证可以证明商品货款的真实交易，是退税的重要依据。根据不同的出口退税政策，还可能需要增值税发票、出口备案证明等材料来确认的出口退税福利。企业在申请出口退税时，必须确保这些文件的完整性和准确性，以避免因文件不全或信息不符导致的退税延迟或被拒。

出口退税的申报期限和资料要求也有明确规定。纳税人出口并按会计规定做销售的货物，应在做销售的次月进行增值税纳税申报。纳税人在货物报关出口之日次月增值税纳税申报期内，即可向主管税务机关申报办理出口退(免)税；最晚不迟于次年4月30日前的任何一个月增值税纳税申报期，均可申报办理出口退(免)税。对于外贸型企业，经主管税务机关同意后，也可在增值税纳税申报期以外的其他时间办理出口退(免)税申报。生产企业申报增值税免抵退税时，应当提供申报电子数据及《免抵退税申报汇总表》、《生产企业出口货物劳务免抵退税申报明细表》、出口货物报关单、出口发票等凭证。外贸企业申报增值税免退税时，应当提供申报电子数据及《外贸企业出口退税进货明细申报表》、《外贸企业出口退税出口明细申报表》、出口货物报关单、增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书等凭证。

出口退税的文件要求严格且具体，企业必须确保文件的完整性和准确性，并严格按照法律法规和税务部门的要求进行操作，以确保退税流程的顺利进行。